NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA

I. WNIOSKODAWCA PROJEKTU ORAZ INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA.

1. Kto może być wnioskodawcą projektu?

Wnioskodawcą projektu w myśl zapisów punktu 1.2. Wytycznych dla Wnioskodawców mogą być wyłącznie gminy wiejskie i miejsko - wiejskie Województwa Śląskiego.

Lista uprawnionych gmin

2. Czy istnieje możliwość składania do Funduszu Dotacji "Małych inwestycji infrastrukturalnych" wniosków o współfinansowanie projektów, w których urzędy powiatowe są instytucjami partnerskimi dla beneficjentów?

W punkcie 1.3 wytycznych dla wnioskodawcy znalazł się zapis, zgodnie z którym różnica pomiędzy całkowitym budżetem projektu, a dofinansowaniem z Funduszu może zostać pokryta ze środków partnerów wnioskodawcy. Punkt 2.1.2 opisuje zasady "partnerstwa" w projekcie, zaś punkt 2.2.1 - " Dokumentacja towarzysząca" w podpunkcie 3 określa zasady własności lub dzierżawy gruntów niezbędnych do realizacji projektu. Jeżeli spełnione zostają powyższe warunki - nie ma przeciwwskazań, aby partnerem gminy w projekcie były władze powiatowe.

3. Jaką osobowość prawną winny posiadać instytucje zarządzające wynikami projektów?

Powszechna praktyką w Polsce jest, iż są to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - PKE dopuszcza taką sytuację, lecz pod warunkami określonymi w punkcie 2.2.1. podrozdział "dokumentacja uzupełniająca" podpunkt 2 i 3 oraz jednocześnie w sytuacji, gdy 100 % udziałów w tej instytucji posiadają władze lokalne.

4. Czy wstępnej oceny formalnej i merytorycznej wniosku dokonuje Instytucja Regionalna?

Tak, gdyż RKS jako ciało złożone z przedstawicieli różnych instytucji i organizacji musi otrzymać na swoje posiedzenia materiał wstępnie opracowany (ocena plus rekomendacje Instytucji Regionalnej), stąd zapis z punktu 2.3. Wytycznych dla Wnioskodawców o analizie i ocenie wniosków przez RKS przy ewentualnej pomocy ze strony ekspertów Instytucji Regionalnej.

5. Kto ogłasza przetarg i kto podpisze umowę z wykonawcą na realizację zadania modernizacji drogi powiatowej, w sytuacji, gdy gmina jest beneficjentem, a powiat podmiotem partnerskim, który jest właścicielem gruntu; partner (powiat) posiada też wymaganą dokumentację techniczną, pozwolenie na budowę itd.?

Ponieważ to gmina jest beneficjentem, to ona winna ogłaszać przetarg i zawierać umowę, gdyż beneficjent wie najlepiej jak i jakie jego potrzeb ma zaspokoić zrealizowanie projektu i wybór konkretnego wykonawcy. Projekt nie może dotyczyć zaspokajania potrzeb władz powiatowych; gmina musi zatem uzasadnić dlaczego nawiązuje układ partnerski z powiatem - podejrzenie o próbę "przemycenia" projektów powiatowych (gdzie gmina jest tylko "figurantem") może spowodować odrzucenie wniosku przez RKS.

II. BUDŻET PROJEKTU

1. W formularzu wniosku o dotację Załącznik A - Budżet projektu określony jest następująco: "Budżet należy przedstawić w formie kosztorysu inwestorskiego przygotowanego zgodnie z przepisami Ustawy o Zamówieniach Publicznych (w jęz. Polskim)." Z takiego sformułowania wynika konieczność wpisania do formularza wniosku (a nie np. dołączenia w formie kserokopii) kosztorysu inwestorskiego, którego objętość dla niektórych zadań może wynosić kilkadziesiąt stron lub więcej. Analiza i porównywanie tych danych na poziomie selekcji i sprawdzania wniosków będzie bardzo utrudniona (ze względu na ich szczegółowość). Na przepisanie tych kosztorysów wnioskodawcy poświęcą bardzo wiele czasu. Dodatkowo dane z przedmiotowego Budżetu projektu (kosztorysu po przetargu ulegną na pewno zmianom.

W punkcie 3 formularza wniosku należy wpisać całkowitą wartość projektu, zaś do formularza należy dołączyć kserokopię kosztorysu inwestorskiego. Rzeczywiście objętość kosztorysu może wynosić kilkadziesiąt stron - jest to jednak niestety konieczne z uwagi na fakt, iż beneficjentowi przekazywane będą środki w wysokości 80 % wartości projektu w formie zaliczki. Dodatkowo wypełnić należy załączoną tabelę "źródeł finansowania".

2. Wątpliwości budzi określenie Budżet projektu w projekcie umowy załącznik III: Budżet projektu oraz kosztorys inwestora. Czy są to tożsame Budżety projektu (we wniosku i w umowie), czym one będę różnić się między sobą i czym od kosztorysu inwestora?

W świetle odpowiedzi na pytanie 1.Art. 6, załącznik III winien być rozumiany jako prezentacja całkowitej wartości projektu i tabeli źródeł finansowania - zgodnie z formularzem wniosku (budżet projektu) wraz z kopią kosztorysu inwestorskiego (dołączonego do formularza wniosku).

3. Jakie waluty zastosować w budżecie projektu?

Ponieważ kosztorys inwestorski przygotowany jest w złotych polskich, a dokumenty do Funduszu Dotacji wymagają podawania kwoty budżetu projektu w euro - do wniosku dołączyć należy kopie kosztorysu w PLN, a jako budżet przepisać kwotę końcową kosztorysu po przeliczeniu na euro według kursu średniego NBP z dnia dokonania przeliczenia. Kurs według którego zostało dokonane przeliczenie oraz data przeliczenia powinny zostać podane w budżecie projektu (punkt 3 formularza wniosku). Przeliczenie winno zostać dokonane na maksymalnie 7 dni przed złożeniem wniosku o dotację w sekretariacie RKS.

4. Czy można ubiegać się o dotację na projekt, który byłby dotowany ze środków Banku Światowego?
Tak

5. Jak należy rozumieć pozycję "bezpośredni przychód" w załączniku B (źródła finansowania)?

Jest to niestety pozostałość ze wzoru w "Practical Guide to Phare, Ispa & Sapard", gdzie dokumenty do systemów dotacji przygotowane są dla głównie projektów "miękkich", np. szkolenia, gdzie uczestnicy pokrywają częściowo koszt udziału; pozycja ta pozostanie zatem w przypadku projektów infrastrukturalnych pusta, gdyż projekty te nie generują żadnych przychodów.

III. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O DOFINANSOWANIE.

1. W jaki sposób wnioskodawca musi udowodnić posiadanie dokumentacji technicznej?

Wnioskodawca dołącza do wniosku kopię pierwszych trzech stron dokumentacji tak, aby można było stwierdzić jaki jest tytuł projektu, kim jest inwestor i autor dokumentacji. Na tych stronach znajdują się również wszelkie uzgodnienia (z pieczęciami i podpisami np. zakład energetyczny, konserwator zabytków, itp.) oraz przeważnie spis treści. Dodatkowo dołączyć trzeba wszelkie pozwolenia i zaświadczenia konieczne do uzyskania przed realizacją danej inwestycji np.: pozwolenie na budowę (o ile wymagane w danym przypadku), warunki zabudowy i zagospodarowania terenu (o ile nie wymagane pozwolenie na budowę), itd.

2. Ponieważ finansowanie projektów rozpocznie się w 2002 roku, kto powinien deklarować przeznaczenie odpowiednich sum w przyszłorocznym budżecie wnioskodawcy na prace inwestycyjne w ramach projektu: rada gminy czy zarząd gminy?

Do dokumentacji projektu dołączona winna zostać deklaracja rady gminy o planowanym zarezerwowaniu środków w przyszłorocznym budżecie.

3. Czy RKS podejmuje ostateczną decyzję o wyborze wniosków po okresie 30 dni przeznaczonych dla wstępnie wybranych wnioskodawców na dostarczenie studium wykonalności, analizy wpływu na środowisko oraz podstawowych wskaźników?
Nie, RKS sporządza listę rankingową projektów (w kolejności zgodnej z ilością uzyskanych punktów oceny); dotacje przyznawane są zgodnie z kolejnością na liście, do wyczerpania środków. Jeżeli niektórzy wnioskodawcy z zaakceptowanej przez RKS, PAO i PKE listy nie dopełnią wymogu dostarczenia ww. dokumentów, zostają z niej usunięci; RKS ponownie się zbiera i rekomenduje kolejne wnioski z listy rankingowej, o wartości łącznej równej wartości wniosków usuniętych (następnie ponowna akceptacja PAO i PKE).

4. Czy ocena wpływu na środowisko będzie wymagana w przypadku wszystkich zatwierdzonych przez RKS projektów?
Tak będzie wymagana

5. Czy uchwała rady gminy zatwierdzająca wieloletni plan inwestycyjny, gdzie wymieniony jest dany projekt jest wystarczająca, czy też musi zostać uchwalona oddzielna uchwała tylko dla danego projektu?
Wystarczy wieloletni plan inwestycyjny

IV. REALIZACJA PŁATNOSCI PO ZATWIERDZENIU PROJEKTU.

1. Kto odpowiada za obieg dokumentów dotyczących płatności: polecenia płatności zaliczki oraz polecenia płatności pozostałej części grantu, uzyskanie autoryzacji RPAO oraz zatwierdzenia PARR - Instytucja Regionalna czy beneficjent?
Kto występuje do Urzędu Wojewódzkiego o płatności zaliczki po podpisaniu umowy Instytucja Regionalna w imieniu beneficjenta, czy beneficjent?

O wystąpienie polecenia płatności zaliczki występuje do Urzędu Wojewódzkiego beneficjent za pośrednictwem Instytucji Regionalnej. Dalszy obieg dokumentów odbywa się zgodnie z zaakceptowanym przez KIE systemem wdrażanie programu Spójności gospodarczej i Społecznej Phare ESC 2000: "na podstawie kontraktu zawartego przez beneficjenta z wykonawcą Urząd Wojewódzki wystawia polecenie płatności zaliczki, które sprawdza pod względem merytorycznym (zgodność z kontraktem) i autoryzuje PAO Regionalny, a następnie sprawdza pod względem finansowym PARR. Pozostała część grantu zostanie wypłacona po przekazaniu przez Beneficjenta i akceptacji przez Instytucję Regionalną raportu końcowego z realizacji projektu. Na podstawie raportu zaakceptowanego przez Instytucję Regionalną, Urząd Wojewódzki wystawia polecenie wypłacenia pozostałej części grantu, które sprawdza pod względem merytorycznym (zgodności z kontraktem oraz postępowaniem robót) i autoryzuje PAO Regionalny, a następnie sprawdza pod względem finansowym i zatwierdza do wypłaty PARR"

2. Od kiedy można zakładać rozpoczęcie zadania (plan działania)?
Procedura przyznawania dotacji i realizacji projektu jest dwu etapowa: wybór i zawarcie umów z beneficjentami oraz wybór i zwarcie umów z wykonawcami; przyjmując realne terminy procedur zgodne z "Practical Guide to Phare, Ispa & Sapard" pierwszych kontraktów na wykonanie robót finansowanych z Funduszu Dotacji spodziewać się można nie wcześniej niż pod koniec bieżącego roku;

3. Czy zakończenie projektu (30.09.2003) oznacza rozliczenie projektu z podmiotem kontraktującym?
Sprawę regulują zapisy artykułu 15(1) Warunków Ogólnych oraz Warunki Szczególne - realizacja projektu winna zakończyć się do 30 września, a płatność końcowa (rozliczenie projektu) następuje w ciągu 60 dni wraz z zaakceptowaniem raportu końcowego; zwracamy przy tym uwagę na fakt, iż są to terminy nieprzekraczalne, gdyż program Phare ESC 2000 wygasa z końcem listopada 2003 roku.

V. POJĘCIE "POTENCJAŁ MERYTORYCZNY GRUP DOCELOWYCH"

1. Jak należy rozumieć pojęcie "potencjał merytoryczny grup docelowych" w punkcie 2.1.b formularza wniosku?
Jest to wzrost wyposażenia technicznego dla grup adresowych projektu, a zatem w jakim stopniu projekt przyczyni się do rozwoju infrastruktury technicznej na obszarze nim objętym.