Ze strony Archiwów Państwowych umowę podpisała Naczelna Dyrektor, prof. Daria Nałęcz. Sygnatariuszem porozumienia ze strony Biblioteki Śląskiej był dyrektor, prof. Jan Malicki. Gospodarzem spotkania był marszałek województwa Michał Czarski, który podkreślił znaczenie możliwości uchronienia przed zniszczeniem oryginalnych akt przechowywanych w Instytucie Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku. Powierzenie przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych odpowiedzialnej misji konserwacji i mikrofilmowania akt Bibliotece Śląskiej to dowód uznania dla potencjału oraz dokonań tej instytucji. Marszałek wyraził satysfakcję z faktu, iż radni Sejmiku Województwa Śląskiego przychylili się do propozycji zarządu województwa rezerwując na ten cel w budżecie na rok 2004 kwotę 250 tys. zł. Prof. Daria Nałęcz podziękowała Samorządowi Województwa za organizacyjne oraz finansowe wsparcie przedsięwzięcia i wyraziła nadzieję, że po opracowaniu oraz powszechnym udostępnieniu akt powstańczych staną się one - szczególnie na Śląsku - cennym materiałem nie tylko dla historyków lecz także dla osób, które odnajdą w nich rodzinne korzenie wraz z potwierdzeniem powstańczych dokonań swoich przodków. Genezę nawiązania współpracy pomiędzy Archiwami Państwowymi a Samorządem Województwa, Muzeum Górnośląskim w Bytomiu oraz Biblioteką Śląską przybliżyła dyrektor Wydziału Kultury Urzędu Marszałkowskiego Łucja Ginko. W spotkaniu uczestniczyli ponadto:

Władysław Stępniak – Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

Sylwia Błaszczyk – Kierownik Działu Ochrony, Konserwacji i Archiwizacji Zbiorów Biblioteki Śląskiej,

Mieczysław Dobkowski – Dyrektor Muzeum Górnośląskiego w Bytomiu,

Zygmunt Partyka – Dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach. Po podpisaniu porozumienia jego sygnatariusze odpowiadali na pytania dziennikarzy. W towarzystwie marszałka Michała Czarskiego , prof. Daria Nałęcz zwiedziła historyczny gmach Sejmu Śląskiego a następnie udała się do Biblioteki Śląskiej.